Guida ai tool indispensabili: ripartire organizzati
Per ogni viaggio che giunge al termine ce n’è uno che inizia, non più “on the road” ma tra scrivanie, tool e device. A settembre si riparte con nuovi progetti e si riscoprono quelli lasciati in stand-by durante l’estate. a dove eravamo rimasti? Negli ultimi anni si può dire che sia decisamente cambiato il modo di lavorare. Non serve essere fisicamente in un ufficio per dire di essere a lavoro e per fare il punto della situazione non è necessario essere in sala meeting con i colleghi. Proprio per questo, diventano indispensabili nuovi tool che permettano di essere sempre connessi con il proprio team in modo ordinato e pratico, sia fuori e che dentro l’ufficio. Anche qui in Officina38 abbiamo trovato molti modi per ottimizzare il tempo e migliorare le prestazioni, senza mai dimenticare l’elemento alla base di un buon lavoro di squadra: la comunicazione. In questo ci sono stati d’aiuto alcuni software. Gran parte degli strumenti che abbiamo scoperto durante il lockdown, infatti, sono tutt’ora un supporto per mantenere alta la produttività e lavorare in maniera efficace. Primo tra tutti Zoom. Il software permette di organizzare aule virtuali per videoconferenze o meeting aziendali. A seconda del piano scelto (Pro, Business o Enterprise), è possibile accedere a diverse funzionalità non disponibili invece nella versione base, che è gratuita e utilizzabile da qualsiasi dispositivo, sebbene preveda un limite di tempo di 40 minuti per riunione. Partecipare è semplicissimo. È sufficiente accedere al sito o all’app attraverso il link della riunione stessa generato e condiviso precedentemente dall’organizzatore. Ad oggi Zoom continua ad essere uno strumento indispensabile per lo smart working ma anche per condividere esperienze tra amici. Il nostro team, ad esempio, in lockdown si è concesso del tempo sia per videoconferenze all’aria aperta, che per fare ginnastica… a distanza! Ma come fare a ricordare la sessione di yoga online tra meeting e mille impegni? La risposta è Google Calendar! È un sistema di calendari che ti permette di essere sempre sul pezzo e di non dimenticare il compleanno dei colleghi, la cena con i parenti, la riunione del lunedì mattina… Insomma, è quell’amico a cui non sfugge mai nulla. È possibile infatti sincronizzare diverse agende, sia quella personale che quella lavorativa e condividere eventi con il proprio team che, previa autorizzazione, può anche crearne di nuovi. Un altro dei tool che ci permette di non perdere il filo e di condividere informazioni in maniera pratica e ordinata è Slack. È uno strumento di collaborazione aziendale che consente di rimanere in contatto con il proprio team in maniera flessibile. La comunicazione è divisa in aree tematiche, in questo modo avremo canali differenziati per i vari argomenti e progetti, pur mantenendo sempre un quadro completo. È sempre possibile accedere alle informazioni di cui si ha bisogno consultando tutti gli aggiornamenti e i file condivisi dai partecipanti, che possono quindi lavorare anche in asincrono. Invece per le conversazioni più leggere, per discutere dell’ultimo film visto al cinema o per organizzare l’aperitivo del venerdì (per cui ricordiamo la nostra Playlist su Spotify) ricorriamo ai gruppi WhatsApp. Possiamo descriverla come l’applicazione di messaggistica istantanea che non passa mai di moda. Ormai fa parte della nostra quotidianità in quanto ci permette di essere sempre connessi, sia con singoli individui che con gruppi di persone. Attraverso questa è infatti possibile scambiarsi rapidi messaggi, contenuti multimediali, organizzare videochiamate o condividere storie con i propri contatti. Torniamo in ufficio! State lavorando a tanti progetti differenti e rischiate di far confusione? Allora dovreste provare Basecamp. Attraverso questo software è possibile dividere file, documenti e conversazioni in cartelle specifiche, così da conservare tutto il materiale utile per un progetto in un unico luogo. Tra i vari tool, è quello che risulta più utile nella redazione del piano editoriale per i social media grazie alla possibilità di inserire collaboratori e clienti nell’area di lavoro. In questo modo, è possibile avere un confronto durante la calendarizzazione e prima della pubblicazione. Permette, inoltre, di dialogare con i membri del team, registrando anche giorni liberi, scadenze e obbiettivi. Parlando di profili social, per renderli impeccabili è importante pubblicare foto e video di qualità. Tuttavia, non è sempre possibile preservarla, si rischia, infatti, di perdere risoluzione nella condivisione di contenuti da un dispositivo all’altro. We Transfer è un servizio per il trasferimento di file grandi dimensioni. Per utilizzarlo è sufficiente avere un indirizzo mail, non serve quindi ne un’applicazione ne la registrazione al sito web. Nella versione gratuita è possibile inviare fino a 2GB a un massimo di tre persone contemporaneamente, mentre la versione PRO consente il trasferimento di 200GB a un massimo di 50 persone contemporaneamente. Nella versione PRO è inoltre disponibile uno spazio di archiviazione di 1TB. Lo strumento è quindi intuitivo, facile e veloce, è l’alternativa di cui non potrete più fare a meno. Un po’ come è successo per noi con Fatture in Cloud. Questo software di fatturazione online permette di amministrare le attività della propria azienda comodamente dal proprio ufficio e soprattutto senza perdersi tra i documenti. Tramite il sito è possibile infatti realizzare fatture di ogni tipo, ma anche gestire preventivi e acquisti o analizzare l’andamento dell’impresa collegandosi e dialogando con il proprio commercialista. Anche in questo caso è possibile scegliere, dopo una prova gratuita, uno dei piani disponibili in base alle funzionalità richieste. Questi sono i sette tool a cui il team di Officina38 non può proprio rinunciare. Quali sono i vostri? Se siete un’azienda e avete bisogno di qualche consiglio per organizzare e ottimizzare al meglio il vostro lavoro, non esitate a contattarci!