Come realizzare il video di un evento?
Qual è la chiave per produrre in poco tempo contenuti foto e video professionali nel corso di un happening importante?
Eventi aziendali, convention, iniziative di lancio di un brand o di un prodotto, gare sportive sono momenti da documentare e raccontare. Sul web, sui social, in conferenza stampa. Per valorizzarli al meglio occorrono professionalità, esperienza, attrezzature adatte e un coordinamento perfetto.
In questo articolo vi raccontiamo come Officina38 lavora per realizzare al meglio le riprese foto e video di un evento. E di come ci organizziamo per consegnare in poco tempo contenuti di alta qualità, capaci di soddisfare anche i brand più esigenti.
Il tutto destreggiandoci fra meteo imprevedibili, VIP super richiesti e gli eventuali imprevisti del caso, con un mix di adrenalina, nervi saldi e buon umore. Buona lettura!
Pre-produzione: giocare d’anticipo
Ferrari Car Launch, Round One, Golden Boy, Omega Speedmaster sono solo alcuni dei grandi eventi di cui abbiamo seguito la copertura foto e video.
Cosa ci dice l’esperienza? Che la partita più importante si gioca d’anticipo.
Preparare l’evento significa prevedere con estrema precisione cosa succederà, quando, dove, come e chi dovrà essere coinvolto in ogni istante. Lavoriamo con gli organizzatori per creare una scaletta accurata e condivisa.
La fase preparatoria è inoltre fondamentale per capire quali attrezzature e competenze sono necessarie per realizzare i contenuti richiesti, nei tempi concordati.
Questa è la base per organizzare le squadre e coordinare i flussi di lavoro.
Ogni squadra avrà specifici compiti e deadline, prima durante e dopo l’evento, e ciascuno saprà a chi rivolgersi per ogni evenienza.
Tutto l’evento minuto per minuto: la scaletta
Dal punto di vista organizzativo, gli eventi che seguiamo vanno trattati quasi come una diretta: ogni minuto è fondamentale.
In questi happening, infatti, i momenti clou possono durare pochi istanti. E noi non possiamo perdere nulla di quei momenti: il discorso del/la CEO, la presentazione del prodotto, il passaggio di una celebrity.
Per questo, sulla scaletta condivisa, il timing è scandito ai 5 minuti se non addirittura al singolo minuto.
Oltre alle attività di ripresa, in programma possono comparire anche alcune fasi preliminari di post produzione. È il caso degli eventi in cui ci viene richiesto di consegnare in giornata i primi contenuti pronti alla diffusione. La crew vedrà allora coinvolti editor e assistenti dedicati, in modo che durante l’evento produzione e post produzione viaggino in parallelo.
Benvenuti a bordo! Coinvolgere la crew prima dell’evento
Se redigere una buona scaletta è determinante, condividerla lo è ancora di più.
Il briefing del team di produzione prima dell’evento va curato con grande attenzione. Sarà fondamentale, infatti, che ciascuno si trovi sempre nel posto giusto al momento giusto. Che sappia esattamente cosa fare, a chi fare riferimento e che sia pronto in caso di cambi di programma.
La crew avrà un dress code chiaramente riconoscibile, perché deve accedere liberamente a tutte le aree in cui è previsto il suo lavoro. Dovrà muoversi agilmente, rapidamente, senza intoppi. A questo scopo si fa un giro della venue prima dell’evento e ogni persona viene dotata di tutti i pass del caso.
I ruoli nella crew
Ma chi fa parte del team di produzione audiovisiva in un evento?
Ecco i ruoli principali della crew:
- Producer: si relaziona con il cliente e con gli organizzatori dell’evento, inclusi i tecnici. È il punto di contatto, con una visione d’insieme su tutta l’attività di produzione. Va avvisato immediatamente in ogni momento cruciale.
- Assistente di produzione: monitora l’operatività, recepisce problematiche ed esigenze da parte del team e si interfaccia con il Producer.
- Fotografi e videomaker: si occupano delle riprese, ciascuno con attrezzatura, un punto di vista e un ruolo specifico nella produzione di contenuti statici o dinamici. Chi si occupa dei video destinati ai social, ad esempio, è generalmente attrezzato e organizzato diversamente rispetto a chi fa riprese per un video istituzionale.
- Editor: si apposta generalmente in un luogo più tranquillo e cura la post produzione video in tempo reale (o quasi), con il materiale che riceve dagli assistenti camera.
- Assistenti camera: hanno solitamente un ruolo logistico di contatto fra cameramen ed editor. Trasportano schede di memoria piene e vuote e, in alcuni casi, scaricano il girato per passarlo all’editor.
- Assistenti fotografi: fanno una prima, rapida post produzione delle fotografie. Questo permette di presentare gli scatti immediatamente al cliente, ai fini di una prima scrematura. Su questa selezione si farà una post produzione più approfondita, all’occorrenza anche il giorno stesso dell’evento.
- Dronista: un operatore autorizzato ed esperto è necessario in caso di uso di droni.
- Elettricisti e macchinisti: nel corso degli eventi più complessi può essere utile un supporto tecnico interno alla crew. Elettricisti e macchinisti possono dedicarsi anche in modo esclusivo ad allestimenti specifici, come i set per le interviste alle celebrities.
Armiamoci e partiamo: attrezzatura e logistica
Uno degli aspetti più importanti da analizzare per attrezzarsi correttamente è il fattore luce. Come sarà illuminata la venue? Luce naturale o artificiale possono avere innumerevoli declinazioni e questo incide sul tipo di camere da utilizzare.
Un sopralluogo della location viene fatto con quanto più anticipo possibile per impostare il light design, così come per organizzare la logistica.
Dove accadranno i fatti da riprendere? Dove passeranno le celebrities? Quali spazi occuperanno gli invitati, quanto saranno affollati, quali saranno percorribili e quali si possono occupare senza intralciare? Queste informazioni sono necessarie per organizzare la dislocazione del team e i suoi movimenti.
A seconda delle necessità, il team di produzione può risultare più o meno “ingombrante”. I videomaker dedicati ai social sono solitamente quelli che si muovono più agilmente, senza cavalletto, per realizzare riprese dinamiche. Cameramen e fotografi potrebbero aver bisogno di una postazione fissa e il più possibile “protetta”.
Se si prevedono scatti o interviste dei VIP, poi, si può prevedere l’allestimento di un set dedicato, che sarà dotato di luci, sfondi e tutto il necessario.
In caso sia previsto un drone, nel rispetto delle regole di sicurezza previste dall’Ente Nazionale Aviazione Civile, si può realizzare una ripresa subito precedente all’evento. Un tour in FPV (First Person View) della venue pronta, completamente allestita e ancora “deserta”, risulterà particolarmente d’effetto.
Prevedere l’imprevedibile: il piano di backup
Per quanto l’organizzazione sia impeccabile, dare per scontato che tutto filerà liscio esattamente come lo abbiamo immaginato sarebbe una follia.
Tromba d’aria, calo di corrente in tutta la venue, cameramen che devono spostarsi in bici più velocemente degli atleti in gara: le abbiamo viste tutte!
Più l’evento è complesso, più aumentano le variabili. Non soltanto errare è umano, ma molti fattori non dipendono nemmeno da noi. Inconvenienti tecnici, meteo volubile, agende che cambiano all’ultimo minuto: tutto può accadere, e tutto va risolto in un lampo.
Per questo la migliore scaletta è sempre affiancata da un piano di backup.
Nel predisporre l’attrezzatura occorre dotarsi il più possibile di camere e luci di backup, oltre naturalmente a schede di memoria e batterie. Per gli eventi in esterna c’è sempre almeno un piano B in caso di vento, pioggia, temporali. Il timing di arrivo delle celebrities può subire cambi di programma: dobbiamo sapere cosa ci serve per adattarci con la massima flessibilità.
La stessa presenza di figure esperte con un ruolo di supervisione, come quello di Producer, è un investimento prezioso anche in termini di problem solving.
Hai bisogno di foto e video per un evento?
Se stai organizzando un evento e vuoi affidare a professionisti la realizzazione di contenuti foto e video, siamo a disposizione.
Dai reel più dinamici e brevi tipici del linguaggio social, destinati a Instagram e TikTok, ai video istituzionali per un lancio stampa. Dai video di backstage che valorizzano il lavoro fatto alle gallery fotografiche. Che siano materiali destinati ai tuoi dipendenti, fornitori, clienti o ai media, siamo pronti a lavorare per te.
Affidaci il tuo evento, sarà una bellissima storia da raccontare!
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